Miten rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto voi olla yllättävän helppoa ja vaivatonta
Monet rakennusalan yritykset lykkäävät toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa peläten monimutkaista ja aikaa vievää käyttöönottoa.
Tässä artikkelissa syvennymme siihen, miten Fondionin kehittämä helppo ja läpinäkyvä prosessi poistaa käyttöönottoon liittyvät huolet ja mahdollistaa nopean siirtymän uuteen, tehostettuun arkeen.
Opit konkreettiset askeleet ja näet, miten siirtymä helpompaan arkeen sujuu myös omalle yrityksellesi.
Miksi uuden järjestelmän käyttöönotto koetaan usein vaikeaksi rakennusalalla?
Rakennusalan yrityksissä uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyy monia pelkoja:
Meneekö tässä koko kesä, syksy ja loppuvuosi?
Saanko siirrettyä vanhat tiedot uuteen järjestelmään?
Entä jos henkilökunta ei opi käyttämään järjestelmää?
Usein nämä huolet juontavat juurensa aiemmista huonoista kokemuksista: ollaan oltu mukana sekavissa projekteissa, jotka venyivät, työllistivät liikaa ja aiheuttivat katkoksia ydinliiketoiminnan tekemiseen.
Pahimmassa tapauksessa näistä on jäänyt yrittäjille ja työntekijöille trauman kaltaisia vaikutuksia, jonka vuoksi järjestelmän vaihtaminen toiseen pelottaa ja pelkkä ajatuskin puistattaa, vaikka tiedettäisiinkin nykyjärjestelmän puutteet ja haasteet arjessa.
Juha-Matti Tahkola, Fondionin käyttöönoton asiantuntija, tunnistaa nämä pelot hyvin:
Monihan pitää käyttöönottoa isona mörkönä aikaisempien kokemuksien perusteella.
Modernin toiminnanohjauksen käyttöönotto on Fondionin tapauksessa kuitenkin täysin eri maailma. Kun asiat käydään juurta jaksain asiakkaan kanssa läpi ja tehdään selkeä suunnitelma käyttöönoton suhteen, asiakas huomaakin arjen jatkuvan täysin normaalisti ja itse asiassa helpottuvan merkittävästi uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen.
– Juha-Matti Tahkola, Käyttöönoton asiantuntija
Fondionin 6-vaiheinen käyttöönotto: Yksinkertaisuus edellä
Fondionilla on selkeä ja tehokas 6-vaiheinen käyttöönoton malli, joka rakennettiin alusta asti rakennusalan tarpeet tunnistaen. Tavoitteena on tehdä siirtymä mahdollisimman helpoksi asiakkaalle: ilman turhaa kuormitusta tai epävarmuutta.
1. Alkukartoitus
Fondionin asiantuntijat perehtyvät syvällisesti yrityksesi nykyisiin prosesseihin, toimintatapoihin ja tavoitteisiin. Jokainen asiakas saa oman käyttöönottotiimin, joka rakentaa ja valmistelee kaiken juuri teidän tarpeisiin.
2. Käyttöönottosuunnitelma
Laadimme selkeän ja vaiheistetun suunnitelman aikatauluineen ja vastuineen. Näin varmistetaan sujuva ja tehokas käyttöönotto.
3. Yhdessä tekeminen
Käyttöönottosuunnitelmaa viedään yhdessä asiakkaan kanssa eteenpäin. Yhdessä mietitään ja ideoidaan asiakkaalle laskentakirjasto, joka palvelee juuri heidän yritystä parhaalla mahdollisella tavalla. Huomioimme tässä aiempia laskelmianne sekä tahtotilaa, mitä asiakas haluaa laskennassa huomioida.
4. Tietojen siirto ja järjestelmän asetukset
Fondion hoitaa tarvittavat tiedonsiirrot asiakkaan puolesta. Tyypillisesti siirretään muun muassa projektit, asiakastiedot, työntekijät ja tarjouspohjat.
Laskentakirjastot tehdään valmiiksi, juuri teidän yrityksen todellisiin kustannuksiin pohjautuen. Samalla järjestelmään tuodaan juuri teidän käyttämät tukkuhinnastot.
5. Käyttöönottokoulutus
Räätälöidyt työpajat varmistavat, että jokainen tiimi – olipa kyseessä laskenta tai talous – oppii juuri sen, mitä omassa roolissaan tarvitsee.
Me autamme eri tiimejä – esimerkiksi laskentaa ja taloushallintoa tekeviä henkilöitä – ja käydään heidän kanssaan omia palavereita, jotta kaikki saavat juuri sen avun, mitä tarvitsevat, kertoo Tahkola.
6. Tuki ja jatkokehitys
Fondion ei katoa käyttöönoton jälkeen. Tuki on helposti tavoitettavissa ja asiakkaille tarjotaan mahdollisuus lisäkoulutuksiin tarpeen mukaan. Samalla Fondion kehittyy valtavaa vauhtia, ja asiakkailla on mahdollisuus olla mukana vaikuttamassa kehitykseen.
Miten varmistamme tietojen siirron sujuvuuden ja yhteensopivuuden?
Yksi yleisimmistä huolista järjestelmän vaihdossa on vanhan järjestelmän tietojen siirto. Fondionin asiantuntijat vastaavat tästä kokonaisuudesta: asiakas toimittaa tarvittavat tiedot ja me huolehdimme lopusta – mukaan lukien testaus ja varmennus.
Kaikesta ei tarvitse tietää itse. Me varmistamme, että asiakkaan tiedot siirtyvät oikein ja järjestelmä toimii kuten pitää.
–Juha-Matti Tahkola, Käyttöönoton asiantuntija, Fondion
Välillä asiakkaalle rakennetaan heidän toiveestaan esimerkiksi laskennan rakenteet täysin uusiksi, jotta kaikki perustuvat yrityksen todellisiin kustannuksiin, ja palvelevat liiketoimintaa mahdollisimman hyvin.
Välillä käyttöönotossa huomaa, että asiakasta saattaa jännittää, että ovatko he tehneet aikaisemmin jotain väärin, kun laskenta on tehty esimerkiksi Excelissä. Totuus on se, että jokainen on tehnyt asiat siihen saakka parhaaksi näkemällään tavalla, ja yhdessä laitetaan asiat siihen kuntoon, että ne palvelevat yritystä jatkossa entistä paremmin.
Tällä tavoin mahdollistetaan helpompi ja sujuvampi arki niin työmaalla kuin toimistollakin, samalla kun mahdollistetaan kannattavampi liiketoiminta.
–Juha-Matti Tahkola, Käyttöönoton asiantuntija, Fondion
Kustannukset hallinnassa – läpinäkyvästi ja ilman yllätyksiä
Käyttöönoton hinta herättää usein kysymyksiä. Fondionin toimintaperiaatteisiin kuuluu täysi läpinäkyvyys: asiakas tietää etukäteen, mistä maksaa ja mitä saa. Yhtäkään ylimääräistä veloitusta ei ole Fondionin historiassa tehty käyttöönottoon liittyen.
Kustannuksia ei siis synny yllättäen, vaan koko käyttöönotto hinnoitellaan avoimesti. Kun käyttöönottoprosessi on alusta alkaen mietitty kevyeksi toteuttaa, on sen hintakin kevyt.
Miten henkilöstö saadaan sitoutumaan ja hyödyntämään järjestelmää täysimääräisesti?
Järjestelmä on tehokas vasta silloin, kun henkilöstö ottaa sen käyttöön. Fondionissa tähän on panostettu erityisesti: koulutukset ovat selkeitä, roolikohtaisia ja käytännönläheisiä.
Me ei vaan näytetä jotain nappuloita. Me käydään läpi tilanteita, joita asiakas kohtaa arjessa päivittäin – ja näytetään, miten Fondion helpottaa niitä, kertoo Juha-Matti Tahkola.
Fondionin käyttöliittymä on rakennettu nimenomaan rakennusalan näkökulmasta: se on yksinkertainen, selkeä ja visuaalinen. Uudetkin käyttäjät oppivat perustaidot nopeasti ja tuki on saatavilla aina.
Tämä on myös teema, mikä toistuu selvästi asiakkaiden antamissa palautteissa Fondionista.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto – Investointi parempaan tulevaisuuteen?
Fondionin asiakkaat raportoivat nopeita hyötyjä jo käyttöönoton ensimmäisten viikkojen jälkeen: parempaa näkyvyyttä projekteihin, vähemmän virheitä tarjouslaskennassa, sujuvampaa laskutusta ja vähemmän käsityötä taloushallinnossa.
Käyttöönottoprosessi toimi sujuvasti ja saimme nopeaa palvelua ilmenneisiin kysymyksiin prosessin aikana. Kehitysehdotuksiimme on myös reagoitu asiaan kuuluvalla vakavuudella. Fondionin järjestelmä on tuonut organisaatiomme toimintaan lisää tehokkuutta ja selkeän alustan projektien tietojen kattavaan jakamiseen.
– Sami Niemi, AMP Yhtiöt Oy, Liiketoimintajohtaja, kalustaminen.
Tyypillinen käyttöönotto voi valmistua jopa muutamassa viikossa, riippuen yrityksen koosta ja lähtötilanteesta. Fondionin käyttöönottomalli ei ole massaratkaisu, vaan se toteutetaan juuri kyseisen yrityksen tarpeiden mukaan, olipa kyseessä sitten pieni, keskisuuri tai suurempi rakennusalan yritys.
Samanlainen on myös Fondionin asiakaskunta: kaikki työskentelevät rakennusalalla mutta yritysten liikevaihtoluokat vaihtelevat aina vasta-aloittelevista suurempiin useiden kymmenien miljoonien liikevaihtoa tekeviin toimijoihin.
Perustarpeet ovat kuitenkin samat: helpottaa arkea sekä työmaalla että toimistossa ja pystyä hoitamaan kaikki yhdessä järjestelmässä.
Yhteenveto: Kun oikea kumppani tekee vaikeasta helppoa
Uuden järjestelmän käyttöönotto ei ole enää mörkö valitessasi modernin toiminnanohjausjärjestelmän. Kun rinnalla on Fondionin asiantunteva tiimi, selkeä prosessi ja rakennusalan erityistarpeisiin kehitetty järjestelmä, siirtymä on yllättävän suoraviivainen.
Fondion tekee käyttöönotosta sujuvan: ilman turhaa stressiä, ilman mitään piilokustannuksia ja ilman kuukausien mittaista kaaosta.
Mutta kuka me olemme sitä itse sanomaan: onneksi käyttöönoton helppous sekä saatava tuki ovat toistuva teema, minkä kuulemme palautteena jatkuvasti ja kiihtyvään tahtiin kasvavan asiakaskuntamme suusta.
Kiinnostaako mutkaton käyttöönotto ja tehokkaampi arki?
Toivottavasti tämä artikkeli selvensi modernin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä ja osoitti, miten Fondion tekee siitä mahdollisimman mutkatonta.
Mikäli haluat syventää ymmärrystäsi tai keskustella yrityksesi erityistarpeista, varaa maksuton konsultaatio Fondionin asiantuntijan kanssa. Autamme mielellämme löytämään parhaan ratkaisun juuri teidän tarpeisiinne.
📌 Lue lisää Fondionin tarinasta
📌 Katso asiakaskokemuksia käyttöönotosta
📌 Varaa maksuton konsultaatio
