- Voit lähettää myyntilaskun luonnoksen ja siihen liittyvät liitteet hyväksyttäväksi asiakkaalle suoraan Fondionista ennen varsinaisen laskun muodostamista.
- Asiakas saa sähköpostiinsa linkin, jonka kautta hän voi hyväksyä tai hylätä laskuluonnoksen.
- Ota myyntilaskun hyväksyttäminen käyttöön asetuksista: Ylläpito > Taloushallinto > Myyntilaskun hyväksyttäminen > Aktivoi
- Yksikköhintakirjausten kommentit voi nyt sisällyttää yksikköhintakirjausten myyntilaskuliitteeseen
1. Miten myyntilaskun hyväksyttäminen toimii?
Hyväksymispyynnön lähetys
Myyntilaskunäkymästä löydät uuden "Lähetä hyväksyttäväksi" -painikkeen. Voit lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostitse haluamillesi vastaanottajille.
Toiminnot asiakkaalle/hyväksyjälle
Vastaanottaja saa sähköpostiinsa yksilöllisen linkin, jonka kautta hän pääsee tarkastelemaan laskuluonnosta ja sen liitteitä yhdistettynä yhdeksi PDF-tiedostoksi. Asiakas voi joko hyväksyä tai hylätä laskun. Hylätessään hänen tulee lisätä kommentti hylkäykselle.
Hyväksynnän tilan seuranta Fondionissa
Laskun hyväksynnän tilat ("Odottaa", "Hyväksytty", "Hylätty") päivittyvät reaaliaikaisesti myyntilaskulle ja myyntilaskujen listanäkymään. Hylätyn laskun perustelut näet hyväksyntälokista, jonka jälkeen voit tehdä tarvittavat korjaukset.
Hyväksytyn myyntilaskun lähettäminen
Kun lasku on hyväksytty, voit lähettää sen eteenpäin taloushallinnon järjestelmään tavalliseen tapaan. Hyväksynnän yhteydessä muodostetaan hyväksyntädokumentti minkä voi välittää varsinaisen myyntilaskun liitteenä. Hyväksyntädokumentista käy ilmi, kuka ja milloin on hyväksynyt myyntilaskun luonnoksen liitteineen. Hyväksymisestä jää automaattisesti leimalla varustettu liite laskun liitetiedostoihin. Voit edelleen tarvittaessa laskuttaa myös myyntilaskun, jota ei ole vielä hyväksytty.
Mitä hyötyä laskun hyväksyttämisestä on?
- Varmistat laskun sisällön oikeellisuuden ennen sen lähettämistä, mikä vähentää tarvetta hyvityslaskuille ja korjauksille.
- Tarjoat asiakkaillesi läpinäkyvän ja helpon tavan tarkastaa myyntilaskuluonnoksia.
- Pysyt aina kartalla siitä, missä vaiheessa laskun hyväksyntäprosessi on.
- Talouden ja projektin yhteenvetonäkymissä on myös omat tunnusluvut hyväksyntää odottaville ja hylätyille laskuille.
Ominaisuuden käyttöönotto
Ota ominaisuus käyttöön Fondion-ympäristönne asetuksista (Ylläpito > Taloushallinto > Myyntilaskun hyväksyttäminen). Jos haluat lisätietoja tai apua käyttöönotossa, olethan yhteydessä tukeemme.
Huom! Laskun hyväksyttämisessä ei käytetä vahvaa tunnistautumista, joten myyntilaskuluonnoksen hyväksyntä tai hylkäys ei tarkoita dokumentin virallista allekirjoittamista.
Tarkemmat ohjeet ominaisuuden käyttöön löydät ohjepankistamme: Myyntilaskun hyväksyttäminen asiakkaalla
2. Yksikköhintakirjausten kommentit voi nyt sisällyttää yksikköhintakirjausten myyntilaskuliitteeseen
- Voit luoda yksikköhintakirjausten koontiliitteen myyntilaskulle valitsemalla laskuttaessasi "yhdistä myyntilaskurivit".
- Yksikköhintakirjausten kommentit voi nyt sisällyttää liitteelle valitsemalla laskuttaessa "sisällytä kommentit".
- Voit erikseen valita, lähetetäänkö liite laskun mukana vai ei.
- Koontiliitteellä yksikköhintakirjaukset ovat ryhmiteltyinä päivämäärittäin.
- Tämä selkeyttää ja lyhentää myyntilaskua, kun yhdestä yksikköhintarivistä muodostuu vain yksi myyntilaskurivi ja tarkempi kirjauskohtainen erittely löytyy myyntilaskun liitteeltä.
