Miksi laskentaohjelmiston valinta koetaan vaikeaksi rakennusalalla?
Meillä on jo Excelit ja omat taulukot.
Uuden ohjelmiston opettelu vie liikaa aikaa.
Ei meillä ole resursseja ottaa mitään isoa järjestelmää käyttöön.
Meillä on omat tavat tehdä juttuja ja ne toimii meille!
Nämä ovat rakennusalan yrityksissä yleisesti kuultuja perusteluita siitä, miksi laskentaohjelmistoa ei ole vielä valittu tai miksi nykyisestä ei haluta luopua.
Fondionin myynnin asiantuntija ja osakas, Hannu Mäkipörhölä, kohtaa tällaisia kommentteja täysin ymmärrettävästi osana työtään.
Kyse ei ole pelkästään ohjelmiston valinnasta, vaan koko laskentaprosessin kehittämisestä. Tärkein kysymys on, mihin halutaan parannusta:
Nopeampaan laskentaan?
Tarkempaan hinnoitteluun?
Selkeämpään kokonaisuuden hallintaan?
Siihen, ettei laskenta ole vain erillinen osa-alue, vaan kaikki nivoutuu yhteen mahdollistaen hallitun ja kannattavan kasvun?
–Hannu Mäkipörhölä, Fondionin myynnin asiantuntija ja osakas
Tässä oppaassa Hannu jakaa vinkkinsä siihen, mitä laskentaohjelmiston valintaa tehdessä on hyvä pitää mielessä, jotta liiketoiminnan kehittyminen kannattavammaksi mahdollistuu.
Miten laskentaohjelmisto vaikuttaa koko yrityksen kannattavuuteen?
Rakennusalan kannattavuuden ytimessä on tarjous- ja kustannuslaskenta. Liian usein projektin kate syödään jo ennen kuin työmaa alkaa, koska laskenta perustuu puutteellisiin tietoihin, alan keskiarvoihin tai vanhoihin oletuksiin.
Kuten asiantuntijamme Mauno Valli muistuttaa Kannattavuus rakennusalan projekteissa -oppaassa:
Rakentamisen kulut eivät ole pelkästään materiaalia ja työtunteja. Mukaan pitää laskea realistisesti myös yrityksen kiinteät kulut ja riskitekijät.
Näiden kaikkien tulee perustua yrityksen todellisiin kustannuksiin – ei esimerkiksi hihastaheittoihin tai alan yleisiin keskiarvoihin.
Hyvä laskentaohjelma auttaa tekemään tarkkoja ja vertailukelpoisia tarjouksia nopeasti. Sen käytön tulee olla helppoa ja laskennasta on syytä olla suora yhteys tilaukseen – eli siitä tulee muodostua budjetti työmaan kustannusseurantaa varten.
Laskentaohjelmiston tulee mahdollistaa yrityksellesi järkevimpien työmaiden voittamisen, ja parhaimmillaan se estää kannattamattomien urakoiden läpimenon.
Kun opit yrityksesi todelliset kustannukset litteratasolla, ja pystyt seuraamaan budjetin kustannustoteumia reaaliaikaisesti, pääset käsiksi työmaiden osa-alueiden mahdollisiin haastevaiheisiin välittömästi.
Samalla havaitset ne juurisyyt, joiden vuoksi katteet menetetään, ja voit pitää huolen ettei näin tapahdu enää jatkossa.
Hyvän laskentaohjelmiston kautta saat myös ammattimaiset tarjous- ja sopimusdokumentit, mikä helpottaa työmaiden voittamista, samalla kun urakoiden kannattavuus ei myöhemmin kaadu juridisesti epäselvästi laadittuihin toimitusehtoihin.
Mitä kannattaa huomioida laskentaohjelmiston valinnassa?
1. Onko kustannus- ja tarjouslaskentaohjelmisto rakennusalalle suunniteltu?
Yleistyökalut harvoin palvelevat rakennusalan erityistarpeita. Fondion on kehitetty nimenomaan rakennusalan yrityksille yhteistyössä alan ammattilaisten kanssa.
2. Tukeeko ohjelma koko laskentaprosessia ja liiketoimintaa?
Tarvitsetko vain laskentaohjelmiston vai laajemman toiminnanohjausjärjestelmäkokonaisuuden, joka mahdollistaa myös esimerkiksi voitettujen työmaiden reaaliaikaisen kustannusseurannan.
Fondionin laskentatyökalua voi käyttää itsenäisenä tai se voi olla osana kokonaisratkaisua, joka kattaa koko prosessin aina asiakas- ja projektinhallinnasta yrityksen todellisiin kustannuksiin perustuvaan laskentaan, ammattimaisiin tarjous- ja sopimusdokumentteihin, aikataulutukseen ja resursointiin ja läpi koko työmaan ja liiketoiminnan hallinnan aina työaikakirjauksista taloushallinnon myynti- ja ostolaskuihin ja budjetin reaaliaikaiseen toteumaseurantaan.
3. Miten helppoa ohjelmistoa on käyttää ja miten helposti sen saa käyttöön?
Käyttöönotto on joillekin selkeä pelko uuden ohjelmiston hankinnassa, eikä syyttä. On äärimmäisen tärkeää, että laskentaohjelmisto on sekä helppokäyttöinen että helppo ja nopea ottaa käyttöön.
Fondionissa tähän asiaan on kiinnitetty huomiota alusta alkaen, jotta kenenkään ei enää tarvitse kokea vanhojen järjestelmien monimutkaisia käyttöönottoja.
Me haluamme tehdä käytöstä ja käyttöönotosta aidosti helppoa, jotta asiakkaan ydinliiketoiminta jatkuu täysin normaalisti koko käyttöönoton ajan.
Käyttöönoton asiantuntija, Juha-Matti Tahkola, on kirjoittanut hyvin selkeän oppaan käyttöönoton vaiheista, jonka voit lukea tästä.
Voit myös tutustua Fondionin asiakkaiden kokemuksiin käyttöönotosta, sillä Hannun mukaan niissä on toistuvana teemana kiitollisuus käyttöönottotiimin ammattimaisuutta kohtaan sekä jatkuvasti saatavilla oleva tuki. Tämä on myös palaute, mitä Hannu kertoo saavansa asiakkailta jälkikäteen.
Mitä jos henkilöstö ei halua opetella uutta?
Hannu muistuttaa, että laskentaohjelmaa ei ole tarkoitus "pakottaa" organisaatioon tai vaikkapa suuremman yrityksen laskentapäälliköille:
Fondionin laskentatyökalu on rakennettu niin selkeäksi, että useimmiten käyttäjät yllättyvät, kuinka nopeasti sen saa haltuun. Me opetamme ohjelman käytön kädestä pitäen.
Ei teoriaa, vaan jokaiselle yritykselle rakennetaan omat laskentakirjastot perustuen heidän todellisiin kustannuksiin ja laskelmiin. Tässä yrityksen laskentaa tekevät henkilöt ovat luonnollisesti mukana.
Kun päästään eroon alan keskiarvoista ja siirrytään seuraamaan katetoteumia osa-alueittain ja reaaliaikaisesti, niin moni yritys kokee valtavan loikan oppimisessa.
Samalla estetään se, etteivät epätarkat laskelmat kumuloidu muille työmaille, vaan pystytään tarpeen vaatiessa reagoimaan mahdollisiin poikkeamiin nopeasti.
Miten varmistetaan, että laskentaohjelmisto tuo oikeasti hyötyä?
Hannun asiakkailta saaman palautteen mukaan Fondionin vahvuus on kokonaisuus: tarjous- ja kustannuslaskenta ei jää irralliseksi osaksi liiketoimintaa, vaan nivoutuu asiakas- ja projektinhallinnasta, määrälaskentaan ja tarjousdokumentteihin, työmaiden seurannasta laskutukseen ja kassanhallintaan – kattaen kaikki liiketoiminnalle kriittiset osa-alueet.
Kun laskenta ja toteuma keskustelevat keskenään samassa järjestelmässä, syntyy jatkuvaa oppimista.
Yritys näkee, mitä luvattiin, mitä oikeasti tehtiin ja mitkä olivat minkäkin osa-alueen katetoteumat. Siitä syntyy selkeä kilpailuetu.
Fondionin raportointi tuo yritykselle kattavan näkymän projektien kannattavuuteen. Näet nopeasti, missä kohtaa rahat katoavat ja mihin kannattaa panostaa jatkossa.
Mikä on järkevä seuraava askel?
Hannun mukaan moni yritys aloittaa Fondionin käytön nimenomaan tarjouslaskentaohjelmalla. Siihen on usein perusteena se, että sen saa käyttöön todella nopeasti, ja päästään sitä kautta tutustumaan Fondioniin ennen kuin tehdään laajempia päätöksiä.
Samalla, nälkä kasvaa usein syödessä: kun huomataan, miten helposti kaikki toimii ja mitä positiivisia vaikutuksia liiketoimintaan sillä on, niin seuraava askel toiminnanohjausjärjestelmän laajentamiseen on hyvin luonnollinen.
Jos tunnistit oppaassa kuvattuja haasteita omassa yrityksessäsi, ota ensimmäinen askel kohti nopeampaa ja parempaa laskentaa. Kun laskenta laitetaan kuntoon, mahdollistaa se yritykselle usein paremman mahdollisuuden voittaa hyviä työmaita, samalla kun ennakoitavuus paranee ja kannattava kasvu mahdollistuu.
Fondionin asiantuntijat auttavat mielellään selvittämään, millainen ratkaisu sopii juuri teille.
>> Tutustu tarjous- ja kustannuslaskennan ratkaisuihimme
